« Je passe mon temps à mettre à jour les mêmes informations partout. » C’est souvent comme ça que le sujet arrive sur la table. Un nouveau collaborateur rejoint l’entreprise, et sa fiche doit être créée dans le logiciel de paie, le SIRH, l’outil de gestion des temps, et parfois un ou deux tableaux Excel de suivi. Une évolution de contrat implique plusieurs mises à jour. Un changement de manager doit être reporté dans différents systèmes.

Voici le retour d’expérience d’une PME qui a réussi à sortir de cette logique sans changer tous ses outils ni lancer un projet de transformation de plusieurs années.

Le point de départ : des outils qui fonctionnent, mais chacun de leur côté

L’entreprise compte un peu plus de 150 collaborateurs et dispose de plusieurs outils RH : un logiciel de paie historique, un outil de gestion des temps, un coffre-fort numérique, quelques tableaux de suivi et plusieurs fichiers Excel utilisés pour produire les reportings. Aucun de ces outils n’est réellement remis en cause. Pris individuellement, ils répondent même plutôt bien aux besoins. Le problème vient de ce qui se passe entre eux.

Les données ne circulent pas automatiquement. Certaines informations sont ressaisies plusieurs fois. Les équipes passent du temps à vérifier que tout est cohérent avant chaque échéance importante. La préparation de la paie devient de plus en plus chronophage, les reportings demandent des consolidations manuelles, et les équipes RH ont le sentiment de faire davantage de contrôle de données que de ressources humaines.

Le déclic intervient lorsque l’entreprise décide de mesurer le temps consacré à ces tâches. Le résultat surprend tout le monde : plusieurs heures chaque semaine sont consacrées uniquement à maintenir les données à jour dans différents systèmes.

Étape 1 : cartographier les flux avant de parler outils

Le premier réflexe aurait pu être de rechercher un nouveau logiciel. L’entreprise fait le choix inverse. Avant de changer quoi que ce soit, elle décide de comprendre comment l’information circule réellement : où une donnée est-elle créée pour la première fois ? Qui la modifie ensuite ? Dans quels outils est-elle ressaisie ? Quelles informations donnent régulièrement lieu à des erreurs ou à des contrôles manuels ?

Cet exercice met rapidement en évidence une réalité simple : certaines données sont saisies jusqu’à quatre fois dans des systèmes différents. La question n’est donc plus de savoir quel outil remplacer, mais pourquoi une même information doit être ressaisie autant de fois. Dans beaucoup de projets SIRH PME, cette étape de cartographie est sous-estimée, alors qu’elle permet souvent d’identifier une grande partie des gains potentiels avant même de comparer le moindre logiciel.

Étape 2 : prioriser au lieu de vouloir tout traiter

La tentation est souvent grande de vouloir résoudre tous les problèmes en même temps. L’entreprise fait le choix de se concentrer sur quelques sujets seulement. Les données collaborateurs sont identifiées comme prioritaires, car elles alimentent plusieurs outils et génèrent le plus de ressaisies. Le deuxième chantier concerne la préparation de la paie, particulièrement consommatrice de temps. Le troisième porte sur certains reportings qui nécessitent des consolidations manuelles tous les mois.

Cette approche progressive change la dynamique du projet. Plutôt que de lancer une transformation globale, l’entreprise se concentre sur quelques irritants précis et cherche des résultats rapidement visibles.

Étape 3 : connecter avant de remplacer

L’un des enseignements les plus intéressants de ce projet tient en une phrase : les principaux gains n’ont pas été obtenus grâce à un nouvel outil, mais grâce à une meilleure articulation entre les outils existants. Certaines interfaces ont été mises en place, d’autres flux ont été simplifiés, quelques pratiques ont été abandonnées parce qu’elles n’avaient plus de raison d’être. Plusieurs tableaux Excel ont également disparu, non pas parce qu’ils étaient mauvais, mais parce qu’ils servaient uniquement à compenser des données qui ne circulaient pas correctement entre les outils RH déjà en place.

Au bout de quelques semaines, certaines tâches de contrôle et de ressaisie ont commencé à diminuer de manière très visible.

Les résultats obtenus en trois mois

Trois mois plus tard, près de 70 % des doubles saisies identifiées au départ ont disparu. Le temps consacré à la préparation de la paie a été réduit d’environ 30 %, plusieurs tableaux Excel ont été supprimés et l’équipe RH a récupéré près d’une demi-journée par semaine qui était auparavant consacrée à des tâches purement administratives. Le gain le plus important n’est pourtant pas celui-là. L’équipe RH a surtout retrouvé du temps pour accompagner les managers, travailler sur des sujets de développement RH et se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Les chiffres présentés sont des ordres de grandeur issus du retour d’expérience et ont été anonymisés.

Les enseignements à retenir

Cette expérience rappelle plusieurs choses. D’abord, les ressaisies ne sont jamais uniquement un problème de confort : elles constituent souvent l’indicateur d’un dysfonctionnement plus profond dans l’organisation des outils et des données. Ensuite, le meilleur levier n’est pas toujours le remplacement d’un logiciel. Dans de nombreuses PME, les premiers gains viennent d’une meilleure compréhension des flux d’information et d’une simplification de l’existant, avant même d’envisager un nouveau projet SIRH. Enfin, il est souvent inutile de vouloir tout transformer d’un seul coup : quelques améliorations ciblées peuvent produire des résultats très rapides lorsqu’elles s’attaquent aux principaux irritants du quotidien.

 

Le conseil Magari Solutions

Lorsqu’une entreprise a le sentiment de passer trop de temps à ressaisir des informations, le premier réflexe consiste souvent à chercher un nouvel outil. Pourtant, avant de lancer un appel d’offres, il est utile de mesurer où les données sont créées, où elles circulent, et où elles sont ressaisies. Dans beaucoup de PME, cet exercice met en lumière des gains rapides, parfois sans changer de logiciel.

 

Les ressaisies RH ne sont pas une fatalité. Elles sont souvent le symptôme d’outils ajoutés au fil du temps, sans véritable vision d’ensemble de leur articulation, ce que nous développons plus largement dans notre article pilier sur la structuration d’un écosystème SIRH en PME.

Avant de se demander quel nouveau logiciel acheter, une autre question mérite souvent d’être posée en premier : combien de temps l’entreprise consacre-t-elle aujourd’hui à faire circuler des informations qui devraient déjà l’être automatiquement ?

 

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