« Le projet devait durer quatre mois. Un an plus tard, il n’est toujours pas terminé. » Cette situation est loin d’être exceptionnelle. Dans beaucoup de PME, les difficultés d’un projet SIRH sont attribuées au logiciel choisi, à l’intégrateur ou au manque de disponibilité des équipes. Pourtant, lorsqu’on revient quelques mois en arrière, les premiers problèmes étaient souvent déjà là : le périmètre du projet n’était pas totalement clair, tout le monde n’avait pas la même définition des priorités, certaines règles de gestion n’avaient pas été identifiées, et personne n’avait réellement estimé le temps que le projet allait demander aux équipes.
Autrement dit, le projet n’a pas dérapé pendant le déploiement. Il a commencé à déraper dès le cadrage. Et c’est plutôt une bonne nouvelle, parce qu’un mauvais cadrage se corrige beaucoup plus facilement qu’un projet déjà lancé.
Quand un projet SIRH essaie de résoudre trop de problèmes à la fois
Le besoin de départ est généralement simple : il faut supprimer certaines ressaisies, mieux préparer la paie, ou donner plus d’autonomie aux managers. Puis, au fil des réunions, le projet s’élargit. Puisqu’on change d’outil, pourquoi ne pas revoir aussi les entretiens annuels ? Et le recrutement ? Et la formation ? Peut-être est-ce également le bon moment pour mettre en place un portail collaborateur ou revoir les reportings RH.
Aucun de ces sujets n’est illégitime en soi. Le problème est qu’ils ne demandent pas le même niveau d’effort et n’apportent pas tous la même valeur immédiatement.
Une question permet souvent de remettre un peu d’ordre dans le projet : si nous ne pouvions résoudre que trois problèmes cette année, lesquels auraient le plus d’impact sur le quotidien des équipes ?
Les réponses donnent généralement le vrai périmètre du projet, bien plus sûrement qu’un cahier des charges rédigé en une seule réunion.
Le choix du logiciel arrive souvent trop tôt
Il est rare qu’une entreprise lance un projet SIRH sans avoir déjà regardé quelques éditeurs. C’est humain : choisir un outil est concret, rassurant, et donne l’impression d’avancer. Le risque est de commencer à comparer des solutions alors que le problème n’est pas encore clairement défini.
Avant de consulter le marché, trois questions méritent pourtant d’être posées :
– Quelles sont les tâches qui prennent le plus de temps aujourd’hui ?
– Quels processus fonctionnent mal ?
– À quoi ressemblerait un projet réussi dans un an ?
Ces réponses servent de fil rouge pendant toute la durée du projet, et permettent d’éviter un piège fréquent : choisir un outil très complet alors que le besoin principal était simplement de supprimer quelques irritants du quotidien.
Les bonnes personnes sont-elles autour de la table ?
Dans les PME, beaucoup de règles de gestion vivent dans les habitudes plus que dans la documentation. La personne qui prépare la paie sait pourquoi telle exception existe. Un manager connaît un processus que personne d’autre n’utilise. L’équipe RH a mis en place des contournements qui ne figurent dans aucune procédure.
Lorsque ces personnes ne sont pas associées au cadrage, ces réalités du terrain réapparaissent plus tard, parfois en plein déploiement, au pire moment possible.
Une question simple peut être utile pour ne pas les oublier : qui risque de dire « si j’avais su, je vous l’aurais dit plus tôt » dans six mois ?
Cette personne mérite probablement d’être invitée dès le début du projet, pas seulement consultée après coup.
La charge de travail est presque toujours sous-estimée
Un projet SIRH ne consiste pas seulement à assister à quelques ateliers. Il faut nettoyer les données, prendre des décisions, tester les paramétrages, former les utilisateurs et répondre aux questions des équipes, et tout cela se fait rarement en mettant le quotidien entre parenthèses. Dans une PME, les mêmes personnes continuent à gérer les recrutements, les entretiens, la paie et les urgences habituelles pendant que le projet avance.
Avant de lancer le projet, il est utile de se poser une question très concrète : qui fera quoi, et avec combien de temps réellement disponible ? Cette seule question évite déjà beaucoup de déceptions, bien avant la première ligne de cahier des charges.
Le conseil Magari Solutions
Dans notre expérience, les projets SIRH qui se compliquent le plus sont rarement ceux qui manquent d’outils. Ce sont souvent ceux qui démarrent avec trop d’objectifs, trop de sujets à traiter simultanément et des priorités insuffisamment arbitrées.
Avant de parler logiciels, nous recommandons de répondre à trois questions très simples :
- Quelles sont les trois difficultés qui coûtent aujourd’hui le plus de temps ou d’énergie ?
- Quels sujets peuvent raisonnablement attendre une deuxième phase ?
- Quels changements l’organisation est-elle réellement en capacité d’absorber cette année ?
Un cadrage efficace ne cherche pas à tout traiter. Il permet surtout de savoir à quoi l’on choisit de renoncer, au moins temporairement.
Les projets SIRH qui dérapent ne sont pas toujours ceux qui ont choisi le mauvais outil. Ce sont souvent ceux qui ont voulu aller trop vite, traiter trop de sujets à la fois ou sous-estimé ce que le projet demanderait réellement aux équipes.
Le piège n’est pas de passer quelques semaines de plus à cadrer un projet. Le piège est de penser qu’un bon logiciel compensera un besoin mal défini ou des priorités insuffisamment clarifiées.
Au fond, un projet SIRH ne commence pas par une démonstration. Il commence par une série de renoncements : ce que l’on ne fera pas tout de suite, ce que l’on n’a pas besoin de transformer immédiatement et ce qui apportera le plus de valeur si l’on commence simplement.
Si votre futur projet SIRH est déjà devenu « un peu trop gros », c’est peut-être le meilleur signal qu’il est temps de revenir aux fondamentaux. Car avant de choisir un outil, la vraie question est souvent beaucoup plus simple : quel est le premier problème que nous voulons réellement arrêter de gérer demain ?
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