Excel est un formidable outil. Il est souple, rapide à prendre en main, peu coûteux et permet de répondre à de nombreux besoins. Beaucoup d’entreprises pilotent ainsi leurs entretiens annuels, leurs effectifs, leurs reportings sociaux ou leurs campagnes de formation à l’aide de quelques fichiers bien construits. Le problème n’est donc pas Excel.
Le vrai sujet apparaît lorsque des fichiers créés pour dépanner deviennent progressivement des briques essentielles du fonctionnement RH de l’entreprise.
Un tableau pour suivre les entretiens, un autre pour les mouvements de personnel, un troisième pour préparer les variables de paie, puis un fichier de reporting, un autre pour la formation et parfois encore un pour les habilitations ou les visites médicales. Pendant longtemps, l’organisation tient.
Puis un jour, les effectifs augmentent, les demandes se multiplient, les managers deviennent plus autonomes et les limites commencent à apparaître.
Car si le coût d’Excel est faible, son coût caché peut devenir beaucoup plus important qu’on ne l’imagine.
Le premier signal d’alerte est souvent celui-là : l’équipe RH a le sentiment de passer de plus en plus de temps à maintenir ses fichiers. Il faut mettre à jour les données, consolider plusieurs tableaux, vérifier les formules, réconcilier des informations qui ne sont pas toujours identiques et produire des reportings à partir de données dispersées.
Quelques minutes perdues ici ou là paraissent anodines. Additionnées sur une année, elles représentent pourtant un volume de travail conséquent.
Combien de temps est consacré chaque mois à mettre à jour des tableaux ?
À rechercher une information ?
À contrôler des données avant de produire un reporting ?
À ressaisir des informations déjà présentes ailleurs ?
Ces tâches sont rarement mesurées. Pourtant, elles finissent par occuper une place importante dans le quotidien des équipes RH. Le sujet n’est pas qu’Excel fait perdre du temps. Le sujet est qu’il en consomme de plus en plus à mesure que l’entreprise grandit.
Prenons une PME de 150 salariés. L’équipe RH consacre trois heures par semaine à consolider des reportings, deux heures à corriger des écarts de données et deux heures à ressaisir des informations déjà présentes ailleurs.
Cela représente environ 350 heures par an, soit plus de deux mois de travail à temps plein.
Et ce calcul ne tient même pas compte du temps passé par les managers, des demandes de dernière minute ou des erreurs qu’il faut corriger.
Une formule supprimée par erreur. Une mauvaise version du fichier utilisée pour un reporting. Une donnée qui n’a pas été mise à jour partout. La plupart des équipes RH ont déjà vécu ce type de situation.
Le risque n’est pas lié à un manque de rigueur. Il est inhérent au fonctionnement même des fichiers de suivi lorsqu’ils deviennent nombreux et manipulés par plusieurs personnes.
Plus les données sont ressaisies, plus le risque d’erreur augmente. Plus les fichiers se multiplient, plus il devient difficile de savoir quelle information est la bonne.
Et plus l’entreprise grandit, plus les conséquences peuvent être importantes.
Une erreur dans un suivi de formation, une donnée erronée dans un reporting social ou une mauvaise information transmise à la paie peuvent rapidement avoir des répercussions bien au-delà du simple fichier Excel.
Un logiciel RH impose des règles. Il refuse une date de fin de contrat antérieure à une date de début, il alerte lorsqu’une information obligatoire est absente ou bloque certains contrôles de cohérence.
Un fichier Excel n’impose rien de tout cela par défaut. Une formule mal recopiée sur une ligne, un onglet oublié lors d’une mise à jour ou une colonne décalée après un tri mal maîtrisé : rien n’arrête ces erreurs et rien ne les signale.
Elles se propagent silencieusement dans les fichiers suivants, jusqu’au jour où un contrôle, un audit ou une réclamation d’un salarié les fait remonter, parfois plusieurs mois après qu’elles se soient produites.
C’est sans doute le coût le moins visible, et pourtant le plus sérieux. En matière RH, il ne suffit pas d’avoir la bonne information. Il faut pouvoir démontrer qui l’a saisie, quand elle a été modifiée et sur quelle base. Un contrat de travail, un avenant ou une modification de temps de travail doivent pouvoir être retracés en cas de contrôle ou de contentieux.
Or un tableur ne conserve aucun historique fiable des modifications. Plusieurs versions d’un même fichier circulent souvent par mail, chacune modifiée séparément, sans qu’il soit toujours possible de savoir laquelle fait foi.
Le jour où l’entreprise a besoin de prouver une information, Excel montre souvent ses limites :
Qui a modifié le temps de travail de ce salarié ?
Quand ce changement a-t-il été effectué ?
Quelle était la version du fichier au moment des faits ?
Qui a validé cette information ?
Tant que tout se passe bien, ces questions restent théoriques. Le problème apparaît le jour d’un contrôle Urssaf, d’un contentieux prud’homal ou d’une demande de justification d’un salarié. À ce moment-là, la difficulté n’est plus de retrouver l’information. Elle est de démontrer qu’elle est fiable.
Dans beaucoup de PME, il existe un fichier dont une seule personne maîtrise réellement le fonctionnement. Elle connaît les formules, les onglets, les macros, les exceptions et les contrôles à effectuer. Tant qu’elle est présente, tout fonctionne.
Mais que se passe-t-il lorsqu’elle est absente ? Lorsqu’elle change de poste ? Ou lorsqu’elle quitte l’entreprise ?
Cette dépendance est probablement l’un des coûts cachés les plus sous-estimés. Le sujet n’est plus seulement celui de l’outil. Il devient un sujet de continuité d’activité et de transmission des connaissances.
Lorsqu’un processus RH repose essentiellement sur un fichier que personne d’autre ne sait utiliser, l’entreprise se crée une fragilité qu’elle ne perçoit pas toujours immédiatement.
C’est probablement le sujet dont on parle le moins. Chaque nouveau besoin donne naissance à un nouveau tableau. Chaque exception est gérée par une nouvelle formule. Chaque reporting demande une consolidation supplémentaire.
Pendant un temps, l’organisation absorbe cette complexité. Puis un jour, chaque embauche, chaque réorganisation ou chaque nouveau processus RH demande un effort disproportionné. Ce n’est plus l’activité qui est compliquée. C’est l’outil de gestion qui l’est devenu. L’équipe RH passe alors davantage de temps à maintenir son système qu’à accompagner la croissance de l’entreprise. C’est souvent à ce moment-là qu’Excel devient un frein. Non pas parce qu’il est mauvais. Mais parce qu’il a atteint les limites de ce pour quoi il avait été mis en place.
La question n’est pas de savoir si l’entreprise utilise Excel. La quasi-totalité des PME l’utilisent encore pour certains sujets. Les vraies questions sont ailleurs :
Les équipes passent-elles plus de temps à mettre à jour les fichiers qu’à les exploiter ?
Les mêmes données sont-elles ressaisies plusieurs fois ?
La production des reportings est-elle devenue chronophage ?
Une seule personne maîtrise-t-elle certains fichiers ?
Les managers demandent-ils des informations que l’équipe RH peine à produire rapidement ?
Si plusieurs réponses sont positives, le sujet n’est probablement plus le fichier lui-même. C’est l’organisation globale de la gestion RH qui mérite d’être réinterrogée.
Il n’existe pas de nombre magique de salariés à partir duquel il faudrait abandonner Excel.
Certaines entreprises de cinquante personnes ont déjà atteint leurs limites, tandis que d’autres de deux cents salariés continuent à l’utiliser sur certains sujets de manière parfaitement pertinente.
Le vrai indicateur est ailleurs.
Excel devient un frein lorsque le temps consacré à maintenir les fichiers devient supérieur à la valeur qu’ils apportent. Il devient un frein lorsque la donnée n’est plus suffisamment fiable ou lorsqu’une simple demande de reporting nécessite plusieurs heures de travail.
Autrement dit, le sujet n’est pas la taille de l’entreprise. Le sujet est le niveau de complexité que l’organisation est encore capable d’absorber avec ses outils actuels.
Avant de décider s’il faut abandonner Excel, nous recommandons souvent de faire l’exercice inverse de celui que l’on fait spontanément.
Au lieu de compter uniquement les heures passées à mettre à jour les fichiers, il est utile de lister toutes les règles particulières qui vivent aujourd’hui dans une formule, dans un onglet spécifique ou dans la tête d’une seule personne.
C’est souvent ce chiffre-là, plus encore que le temps perdu, qui révèle le véritable niveau de risque et permet de déterminer sereinement le bon moment pour faire évoluer son organisation RH.
Excel n’est pas un mauvais outil. Il reste parfaitement adapté à une gestion RH simple, avec peu d’exceptions et peu de personnes impliquées.
Le problème apparaît lorsqu’il continue à porter, seul et sans filet, une complexité réglementaire et organisationnelle qu’il n’a jamais été conçu pour sécuriser.
La vraie question n’est donc peut-être plus de savoir si Excel fonctionne encore.
La vraie question est de savoir combien d’efforts l’organisation doit désormais déployer pour continuer à le faire fonctionner.
Si vous vous posez cette question, notre article sur la structuration d’un écosystème SIRH en PME propose une méthode pour évaluer vos besoins et identifier le bon moment pour faire évoluer vos outils RH. Chez Magari Solutions, nous accompagnons les PME dans cette réflexion pour les aider à digitaliser leur gestion RH au bon rythme, ni trop tôt, ni trop tard.
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